РАБОТА С ЗАЯВКАМИ (бронированиями)

Карточка резервирования, общая информация
Карточка резервирования содержит информацию о бронировании номера и данные проживающих гостей. В нижней части окна расположена панель инструментов с набором управляющих кнопок. - Если гость проживает в гостинице от какой-либо компании, то выбрать компанию следует в поле  Организация , при этом если услуги за проживание гостя будут оплачиваться компанией по безналичному расчету (банковским переводом), то следует установить флаг  Безналичный расчет : 

 Более подробная информация по добавлению новых организаций в системе и их настройке представлена по ссылке:  Добавление компаний/агентств - "№ брони" устанавливается системой автоматически - В поле  Заявка  пользователь может указать любую информацию для идентификации указанной заявки. При этом, если АСУ подключена к системе интернет-бронирования, то в номере заявки записывается номер интернет-брони - Кнопка  Лимит  позволяет установить лимит кредитования (насколько гость может "уйти в минус") при стыковке АСУ с системами типа АСУ ресторана. Это значение используется в ситуации, когда задолженность с ресторана переносится на счет гостя в программе - Флаг  Телефон  используется в случае наличия специального программного интерфейса для управления телефонной станцией - позволяет включать/выключать телефонную связь в номере. Телефон автоматически включается при заезде, но по просьбе гостя или отказе от оплаты услуг сотрудник отеля может вручную отключить телефон, сняв флаг в карточке. - В разделе Тариф, Питание, Доп пакет устанавливается по какой цене и с какими услугами будет проживать гость. При необходимости можно редактировать тариф и создавать  индивидуальный тариф . - В поле Осн. Взр. указывается общее количество проживающих гостей в заявке, в соответствии с этим значением производится расчет заявки по выставленному тарифу на заданный период проживания. Если стоимость проживания детей отличается от стоимости размещения взрослого, то следует воспользоваться одной из колонок  Детей , стоимость так же рассчитывается по значениям, прописанным в Конфигураторе для используемой пакетной таблицы в тарифе ( описание по редактированию цен )

Таблица резервирований
Открывается при выборе среднего переключателя   из модуля  План  в правом верхнем углу окна. Таблица резервирований в первую очередь предназначена для работы с гостями и уже введенными ранее резервированиями номеров ("заявками"). Основная информация представлена в виде списка. В верхней части экрана - поля и другие элементы, предназначенные для фильтрации и поиска. Двойным щелчком на любой записи в таблице можно вызвать карточку резервирования выбранного гостя; по правой кнопке на записи вызывается контекстное меню операций. Кликом по заголовку столбца можно сортировать данные в таблице. 

 Условные обозначения в таблице Статус резервирования: 

   - проживающий гость;  

  - выехавший гость; 

   - временное (не подтвержденное) бронирование номера; 

   - подтвержденное (гарантированное) бронирование. 

 Резервирования (гости) в составе групп выделяются символом    в колонке Гр. В случае, если в процессе проживания гость переезжает из номера в номер, такое резервирование выделяется в таблице символами    и

    Гости, проживающие в одном номере, но имеющие раздельные счета, отмечены

 

Отметка в поле "Пл." ознает, что гостю назначены пакеты дополнительных услуг, которые требуют планирования соответствующих ресурсов в разделе Модуль "Мероприятия". Символ    в поле "Комната" (в таблице - сокращенно "Комн.") обозначает не размещенное резервирование, бронирование "на категорию" номеров. Такие резервирования не отображаются на графическом плане номеров. Для их обработки лучше использовать именно таблицу резервирований. Чтобы присвоить такому резервированию конкретную комнату, используйте операцию "Разместить" из контекстного меню или кнопку на панели инструментов в карточке резервирования. 

 В столбце "Начислено" выводится дата, по которую на лицевой счет были начислены проводки (задолженность) за проживание. Значение в поле выводится красным цветом в случае, если проводки начислены не до даты выезда. Значение в поле "Сальдо" может быть как положительным (в случае задолженности гостя), так и отрицательным (переплата, задолженность отеля перед постояльцем). 

 Фильтрация записей в таблице 

 Выбор необходимой информации может производиться путем задания условий поиска в полях в верхней части экрана. При этом поиск возможен в т.ч. по первым буквам фамилий, названий и пр. (ввод в текстовые поля). Все условия, введенные в поля, работают "совместно": например, будет произведен поиск всех гостей, фамилия которых начинается на указанную букву, и резервирования для которых делались на указанный период. Дополнительно в повседневной работе можно применять "Стандартные фильтры", значения которых можно сразу устанавливать выбором соответствующего пункта в выпадающем списке. Таким образом, например, легко получить список всех проживающих на текущий момент гостей, заезжающих, выезжающих гостей и пр. После выбора стандартного фильтра его значения в полях можно подкорректировать: например, изменить дату, чтобы получить список заезжающих не на сегодня, а на другой выбранный день. Кнопка  Печать на панели инструментов в левой части окна программы позволяет сформировать отчетную форму, содержащую выбранные в таблице резервирований записи. Отчет можно сразу распечатать на принтер, либо просмотреть на экране, либо экспортировать в формат Microsoft Excel.

Создание бронирования
Создание резервирований в программе может быть произведено несколькими способами: 1.

 На графическом плане – создание заявки путем "растягивания" полоски резервирования с помощью мыши. Выберите свободный номер (при создании заявки на сегодня обращайте внимание на статус номера – чистый

 и грязный

), нажмите левую кнопку мыши в клетке дня предполагаемого заезда и, не отпуская кнопку мыши, растягивайте полоску резервирования до дня предполагаемого выезда. После того, как вы отпустите левую кнопку мыши, на экране появится Карточка резервирования номера. 2.

 По кнопке Быстрое резервирование

, при таком способе создания открывается  Карточка резервирования  с предустановленной категорией (первая из списка фильтров категорий), дата заезда - «сегодня», выезд «завтра», номер комнаты установлен под знаком

 - признак  не размещенного резервирования . Все перечисленные данные бронирования можно изменить – дату заезда/выезда, категорию комнаты, тариф и другие. 3.

 По кнопке Свободное поселение

, этот способ можно использовать при Walk in (гость, прибывший в отель, без предварительного бронирования. При таком способе аналогично пункту Быстрое резервирование система откроет Карточку резервирования с возможностью изменения даты выезда, но при этом пользователю следует указать основные данные (ФИО гостя), а так же обязательно определить гостя в номер по кнопке Разместить

(кнопка в левом нижнем углу Карточки) при нажатии по кнопке Своб. посел. система выведет окно Счета для совершения Расчета с гостем.

Удаление бронирования
Для того, чтобы удалить бронирование нажмите на это бронирование правой кнопкой мыши и выберите вариант удаления: 

 

 Все эти три операции приведут к одному и тому же результату - бронирование удалится из плана и попадет в  Корзину , но удалится под разными статусами: 

 -   следует использовать в том случае, когда, к примеру, делали тестовое бронирование и удаляете его; 

 -   следует использовать тогда, когда гость сообщил, что не сможет приехать и просит отменить бронирование; 

 -   следует использовать тогда, когда в назначенную дату или время заезда гость не приехал вовсе, т.е. не прибыл. 

 Все эти статусы сделаны с той целью, чтобы в дальнейшем была возможность провести аналитику на предмет удаленных бронирований в специально созданном для этого отчете - ГРАФИК (брони и отмены), находится в модуле ОТЧЕТЫ, вкладка Статистика (СТАТ.)

Процедура заселения гостей
Для выполнения операции «Заезд» администратор может использовать либо модуль План – План комнат   или План – Таблица резервирований   , и в первом и во втором случае предусмотрена опция поиска заявок по фамилии, по номеру комнат и другим параметрам. Таблица резервирований удобна тем, что в ней присутствуют стандартные фильтры «Заезжающие», «Выезжающие», «Проживающие» и другие, которые упрощают процедуру поиска заявки в системе. Как только пользователь нашел заявку – используем команду « Заезд »   . Команда доступна из Карточки резервирования (из нижней панели кнопок управления) или же с графического плана или Таблицы резервирований при вызове контекстного меню. При вызове команды « Заезд » система открывает диалог с окном Счета гостя для того, чтобы пользователь мог произвести расчет за услуги проживания дополнительные услуги. 

 В первую очередь выполняем команду по кнопке

 

 для того, чтобы в счете начислить услуги за проживание гостя в гостинице, система выводит диалоговое окно, в котором в поле «Занести по дату» система предлагает пользователю начислить услуги до даты выезда гостя:   При необходимости пользователь может изменить дату начисления услуг (начислить услуги не за весь период проживания гостя). 

 Услуги будут начислены в соответствии с тем, какой тариф и пакет питания установлены у гостя в Карточке. Начисляемые услуги отображаются в счете посуточно, т.е. каждые сутки отдельной строчкой, таким образом оплачивать можно не сразу все сутки, а выборочно, к примеру, взять оплату только первых суток. 

 

 Для выполнения платежной операции пользователю следует воспользоваться одним из видов оплаты на усмотрение гостя: 

 

 По двойному клику на типе оплаты (наличные/кредитные карты) система выведет диалоговое окно с параметрами оплаты: 

 

 Пользователю следует ориентироваться на значение в поле «Сумма» (красным полужирным шрифтом) – это та сумма, которая будет проведена при платеже. Можно установить флаг на значение «Только отмеченные», тогда система подставит значение суммы пакета, на котором в счете установлен курсор: 

 Флаг Online используется в том случае, если гость запрашивает отправку данных по кассовой операции на электронную почту или телефон, соответственно эти данные следует вписать в поле ниже. В том случае, если гость просит провести оплату с подстановкой реквизитов организации, следует заполнить поле «Покупатель»: 

 Если организация заведена в Архиве, ее можно подставить по кнопке

 . По кнопке Оплата в системе зафиксируется оплата с соответствующей суммой, если оплата фискального типа (карта/наличные), то при подключенном кассовом аппарате напечатается чек. После проведения оплаты нажимаем кнопку Заезд и далее система меняет статус заявки и фиксирует время выполнения операции Заезд.

Возврат услуг проживания
Возврат денежных средств за услуги проживания производится в  Счете  гостя тем же типом, который использовался при операции " Платеж" . Выполняется по кнопке   из  Счета  гостя, при этом пользователю следует внимательно проверять выставленную дату в поле « По дату », т.к. от этого зависит какая часть оплаченных услуг будет возвращена.  

 

 Если услуги не оплачены: 

 

 

 То при возврате « По дату » заезда все перечисленные в счете услуги проживания будут удалены из счета. 

 

 Если услуги были оплачены: 

 

 

 То при выполнении операции " Возврат"  в счете появятся дополнительные строчки, показывающие возврат ранее оплаченных услуг проживания, таким образом оплаченные услуги не удаляются из счета, они помечаются определенным признаком « Возвращены »:

Статусы бронирований
Для индивидуальных бронирований предусмотрено 4 статуса: 1.

 Временное 2.

 Подтвержденное 3.

 Заехавший 4.

 Выехавший Первые два статуса можно изменить до заезда гостя в Карточке: 

 Для статусов можно установить свой цвет, который будет отображаться на графическом плане при выставлении в бронировании, цвет того или иного статуса настраивается в  Конфигураторе . Помимо установленного цвета на плане статусы можно отличать друг от друга по виду заливки полосок. Временное:   Подтвержденное:   Заезд:   Выезд:  

Счет гостя пустой и при начислении система выводит сообщение «Уже начислено»
В этом случае скорее всего пользователь удалил пакеты с услугами проживания из счета (по правой кнопке мыши), при таким способе удаления не сбрасывается признак «Начислено по»: 

 

 Для исправления ситуации следует выполнить команду Возврат услуг проживания по кнопке    и установить дату заезда гостя для того, чтобы сбросить признак начисления: 

 

 После этого еще раз выполнить процедуру начисления услуг проживания.

Как добавить новую услугу в раздел Счет?
Если вам нужно добавить новую услугу, чтобы она появилась в разделе "Счет" - "Услуги": 

 

 Следует открыть программу Конфигуратор АСУ (C:\EDEL\edelcfg.exe). Логин и пароль, как правило, известен системному администратору или управляющему гостиницы. 

 В Конфигураторе раскрыть раздел "ПЛАН СЧЕТОВ" - "Услуги": 

 

 Раскрыв и выделив нужную подпапку (в зависимости от типа услуги), по кнопке "Добавить вложенную подгруппу / запись"  , расположенной в правом нижнем углу окна, будет создана новая статья с наименование "New article". Переименуйте ее как необходимо. 

 Чтобы вновь созданная услуга попала в нужный раздел Счета, в поле   выберите нужный подраздел, к примеру, МИНИБАР. 

 Следует обратить внимание на поле с заданием стоимости услуги, при этом ее можно назначать на разные периоды времени, например, в высокий сезон продавать напитки по завышенной цене, и наоборот. При установке параметра "Зафиксировать цену" становится невозможным отредактировать ее при начислении на счет гостя. 

 После создания новой услуги следует полностью перезайти в АСУ Эдельвейс, после чего услуга появится на своем месте. 

 Не путайте разделы Конфигуратора АСУ "ПЛАН СЧЕТОВ" и "ГРУППЫ УСЛУГ": 

 В разделе "ГРУППЫ УСЛУГ" создаются только разделы, без возможности добавления самих услуг.

Изменение цвета заявок на графическом плане
В Конфигураторе, в разделе Настройки - Цвета/Пол можно изменить цвета заявок: 

 План Новое - цвет нового резервирования, создаваемого на плане; Группа - цвет группового резервирования; Блокировка - цвет, применяемый для обозначения периода, в течение которого номер является заблокированным (в случае постановки на ремонт и пр.). Пол Разделение - если выставить данный флажок, в карточке резервирования появится возможность выбрать пол гостя; Мужчина, Женщина - цвета, применяемые для выделения резервирования мужчин и женщин. Цвета заезда/выезда Цвет заезд/выезд - определяет, будут ли изменяться цвета резервирований на плане при заезде/выезде гостя. Если эта опция включена, появляется возможность выбрать цвета для различных резервирований. Индивидуальные - индивидуалы. Заезд - цвет резервирования после заезда гостя; Выезд - цвет резервирования после выезда гостя; Временное - цвет временного резервирования; Подтвержденное - цвет подтвержденного резервирования. Другое Бронь из WEB - цвет резервирования, полученного из каналов бронирования; Выделять должников - цвет резервирования, имеющего положительное сальдо счета; БН расчет - цвет резервирования, счет которого отмечен как безналичный; Примечание: В случае указания персонального цвета для резервирования в карточке - автоматическое изменение цветов для резервирования отключается.

Лист ожидания
Начиная с версии 6.17.04 в  заявках появился новый статус - "Лист ожидания": 

 

 

 Для создания индивидульной брони в листе ожидания необходимо использовать функции "Быстрое резервирование" и "Свободное поселение": 

 

 

   

 Бронирования со статусом "Лист ожидания": 

 

 не учитываются и не вычитаются из поля "Всего номеров" в плане типов комнат; 

 не вычитаются из количества номеров по категориям; 

 не влияют на поля "Доступно" и "Свободно". 

 

 В "Плане типов комнат" создана специальная строчка "ЛИСТ ОЖИДАНИЯ". Таким образом видно, сколько номеров на листе ожидания забронировано на определенную дату : 

 

   

 Помимо этого, в групповых бронированиях появилось поле - "Аннуляция" и возможность ввода даты в этом поле. Дата аннуляции отображается в общем списке групповых бронирований: 

 

 Здесь указывается количество дней ДО аннуляции, сама дата аннуляции. Если дата просрочена, то дата выделяется красным цветом. Так же статус "Лист ожидания" добавлен отдельным фильтром, по которому можно отфильтровать соответствующие группы. 

 Если наступил день аннуляции, то группу можно удалить при помощи одноименной команды: 

 

 Но и удаленные группы можно восстановить, для этого следует установить флажки в разделе "Удаленные" и найти такую группу. Меняя статус "Лист ожидания" на "Бронь" или "Подтв.", группа будет автоматически перемещена из листа ожидания в действующие бронирования. Такая операция отдельно логируется в журнале. Бронирования со статусом "Лист ожидания" в отчете "Прогноз загрузки" не учитываются.

Длительная аренда номеров (помесячно)
Как настроить возможность брать оплату за номер за месяц. Такой вариант оплаты подходит для аренды номера в качестве офиса, например. 

 1. Необходимо в "Конфигураторе" (Пакеты и таблицы) создать пакет услуг, относящийся к группе доп.услуг (пакет со знаком  ). 

 

   

 2. В пакете можно указать стоимость аренды для каждой категории (если необходимо) или ограничиться одной услугой (если цена не зависит от категории): 

 

   

 3. При создании заявки на длительную аренду выбираем бесплатный  тариф и добавляем доп.пакет c услугой аренды помещения: 

   

  Нажатием на кнопку   можно указать точные даты начисления услуги аренды (для этого снимаем отметку с "Повторять каждые"): 

 

   

   

   

 4. Далее выполняем начисление услуг проживания и получаем услуги аренды согласно указанным ранее датам.

Применение скидки
При работе с карточками резервирования есть возможность применять скидки по трем подгруппам услуг - Проживание, Питание и Дополнительные услуги. Возможность на применение скидки у пользователей определяется наличием соответствующего права в настройках учетных записей Конфигуратора. 

 

 Возможно указание скидки как в процентах (первая колонка), так и сумму скидки в рублях (ввод значения во второй колонке). 

 При вводе значения скидки и нажатии на кнопку "ОК" скидка применится для указанной брони и скорректирует сумму. При начислении услуг в Счете гостя, услуги будут начислены уже с учетом примененной скидки. 

 К уже начисленной услуге в счете применение скидки возможно при вызове пункта "Скидка", вызывается по правой кнопке мыши (если услуга в пакете, то следует раскрыть пакет по двойному клику): 

 

 И далее указать значение скидки для выбранной услуги: 

 

 По примененным в Карточках скидкам предусмотрен отчет - вкладка ФИНАНСЫ, отчет "СКИДКИ".

Почему неправильно начисляются услуги проживания?
Если Вы считаете, что по какому-либо бронированию неверно начисляется стоимость услуг за проживание, есть пара возможных вариантов, из-за чего это может происходить: 

 1. Проверьте, не установлен ли для бронирования  индивидуальный тариф : 

 

 Если название тарифа заключено в символ " - " с двух сторон, то откройте на просмотр такой тариф по кнопке   и нажмите двойным щелчком на выделенную ниже область: 

 

 Появится окно, в котором синим полу-жирным шрифтом указаны дни недели, в которые гость проживает: 

 

  - При нажатии на кнопку   откроется таблица с ценами, по которым гость проживает. Следует открыть каждый день недели и проверить цену, чтобы наверняка убедиться в правильности создания индивидуальго тарифа. 

  - При нажатии на кнопку   откроется таже таблица, но с возможностью внести изменения в каждом указанном дне недели. 

 ВНИМАНИЕ! Если до создания индивидуального тарифа были начислены услуги проживания, то следует сделать   возврат услуг проживания и   начислить их заново. 

 2. Убедитесь, был ли установлен параметр "Рассчитывать стоимость ежедневно": 

 

 Установка этого параметра означает, что если гость проживает в гостинице по тарифу, в котором происходит изменение цены, предположим, на границе высокого и низкого сезонов, то цена за каждые сутки проживания будет пересчитываться в зависимости от пакета, который применяется в каждый конкретный день. 

 Если же галочка у этого параметра снята, то стоимость услуг проживания будет считать по первому дню проживания. 

 Если ни один из вышеуказанных способов не помог решить проблему - обратитесь, пожалуйста, в нашу службу технической поддержки по телефону или по e-mail ( support@edelink.ru ).

Создано (поиск по дате создания в Плане)
В версии АСУ Эдельвейс 7.23.08  в модуле План - Таблица резервирований, поле "Создано" перемещено в начало таблицы. 

 Также, в список стандартных фильтров добавлен пункт "Созданные", при выборе которого автоматически фильтры таблицы гостей переключаются на поиск по дате создания брони в режим "Созданные" и периодом поиска за предыдущие 30 дней. 

 При смене дат в периоде поиска данные будут меняться согласно задаваемым фильтрам поиска. 

 Активировать поиск по дате создания  можно просто выбрав в диалоге дат переключатель: "Созданные". В случае, если одна из дат не задана, система автоматически подставит периодом поиска даты за последние 30-ть дней.

Почасовой расчет проживания
Варианты расчета гостей с проживанием менее суток: 

 1. Создать в системе специальный артикль, к примеру, с наименованием "Почасовой расчет", создать в разделе ПЛАН СЧЕТОВ - Услуги - Проживание - услугу с наименованием "Почасовой расчет": 

 

 Далее добавить Спец артикль: 

 

 Далее, при создании заявки на несколько часов выбираем тариф, из которого будет рассчитывать почасовая оплата, пример: 

 Тариф 9000 в сутки, /24 часа = 375 р. в час: 

 

 Переходим в счет и начисляем услугу "Почасовой расчет" с указанием количества часов проживания: 

 

 Результат: 

 

 Далее проводите оплату, заселяете гостя и производите выезд, НО так как в такой брони не будет производиться начисление услуг проживания по кнопке  , то при выезде будет возникать диалог "Гостю не начислено проживание", при наличии оплаченной услуги "Почасовой расчет" это сообщение можно игнорировать. 

 2. Второй вариант, более ручной - зная количество часов проживания гостя - в Карточке резервирования создаем Индивидуальный тариф для гостя и в колонке 1ВЗР / 2ВЗР / 3ВЗР (в зависимости от количества гостей в заявке) указываем стоимость проживания в номере за все часы проживания. При начислении услуг проживания по кнопке

  начислится ровно та сумма, которая будет прописана в индивидуальном тарифе. Тут нюанс, что у пользователей должно быть право на создание индивидуального тарифа для гостя, и если гость задерживается при выезде и ему нужно доначислить еще час, то эту операцию проводить отдельно в счете - начислять вручную 1 час проживания. 

  

Переезд
Если гость прожил часть суток в одном номере, и далее требуется выполнить переезд в другой номер, то в системе это действие следует выполнить используя один из вариантов: 1.

 Правой кнопкой мыши по заявке на графическом плане с выбором пункта «Переезд», далее перенести курсор мыши на нужную дату и зажав левую кнопку мыши, произвести перенос части резервирования в другой номер. 

 2.

 Через диалог «Переместить» в Карточке резервирования с установкой флага «Переезд», в таком случае следует указать с какой даты нужно осуществить переезд из номера в номер: 

 

 В результате таких действий на графическом плане увидим заявку с разрывом: 

 

 При этом счет такого резервирования остается единым для двух "половинок".

Установка лимита бронирования номеров (от ошибок с перебронированием по не размещенным)
Без установки Лимита комнат пользователи могут создать бронирования с овербукингом в том случае, если имеются неразмещенные бронирования, т.к. на Плане комнат такие заявки не занимают номера, а висят лишь заявками на категорию с периодом проживания. Для того, чтобы система предупреждала о такой попытке создать заявку в категорию, в которой уже имеются неразмещенные бронирования - следует задать Лимит комнат для каждой категории. 

 У каждой категории номеров есть свой раздел с настройками, вызовите этот пункт в Конфигураторе (C:\EDEL\edelcfg), раздел ПЛАН КОМНАТ: 

 

 Здесь и задается лимит с возможностью перебронирования, но если выставить значение в поле Лимит = 0, то при попытке создать бронирование (в категорию, в которой есть неразмещенные брони) получим сообщение в программе: 

 

  

Поле Сертификат
В версии АСУ Эдельвейс 6.21.12 в карточке гостя добавлено поле "Сертификат" (текстовое - 40 символов) 

 Данные из поля при сохранении гостя в архиве так же сохраняются. При повторном посещении и выборе гостя из архива - данные о сертификате так же добавляются в новую бронь.

Печать форм для списка гостей
В модуле "План" можно напечатать "Регистрационные карточки", "Анкеты 5-Г" и "Путевки" для списка гостей. 

 1. Вызывается в меню: План - Печать форм 

 2. Далее выбрать тип печатных форм: 

 

 3. После выбора типа откроется окно, где необходимо выбрать период, вариант типов гостей (проживающих, всех (в периоде), всех прибывающих): 

 

 Можно не печатая, только сохранить документы - если выбрать пункт " Мне только сохранить ". 

 

 Обратите внимание - список гостей в печати форм не зависит от списка гостей в закладке " Таблица резерви рований ". В "Списке бронирований" можно напечатать регистрационные карточки, счета и путевки для списка выделенных гостей через пункт " multi FUNCTIONS ":

Multi FUNCTIONS - групповые операции
В  модуле План - Список бронирований есть функционал групповых операций "Multi FUNCTIONS" . Это действия, которые можно осуществить для списка выделенных гостей : Мульти заезд Мульти выезд Оплатить счета Печать Рег. карточек Печать счетов Печать путевок Авторазмещение  

 Вызывается по кнопке в выпадающем списке "Multi FUNCTIONS":

Процедура выезда гостя
В назначенный день выезда пользователю следует использовать команду "Выезд", которая также доступна из контекстного меню (по правой кнопке мыши) или из Карточки резервирования. При этой операции система проверяет: 1.

 Произведено ли в счете начисление услуг полностью по дату выезда, и если за какие-то сутки пакет проживания отсутствует (пользователь вручную при начислении менял дату начисления пакетов), то система выдаст соответствующее предупреждение «ВНИМАНИЕ! Гостю не начислено проживание», при таком раскладе пользователю следует перейти на Счет гостя и проверить услуги. 2.

 В случае использования тэгов «Предоплата 100%» (54 ФЗ от 01.07.2019, описание по ссылке), необходимо производить закрывающий чек «Полный расчет», при отсутствии такого признака в Счете система так же уведомит пользователя – «На счете гостя есть не закрытые предоплаты. Перейдите на счет и проведите Полный расчет» 3.

 При наличии в счете неоплаченных услуг – это будет отражено в поле «Сальдо», т.е. на Счете гостя присутствуют неоплаченные услуги, которые нужно оплатить или удалить (при наличии прав). При выезде гостя есть возможность использовать опцию «Письмо по выезду», при которой на указанный в Карточке email будет автоматически отправлено письмо гостю. Шаблон такого письма можно изменять по запросу через техническую поддержку  support@edelink.ru Настройка с подстановкой флага «Письмо по выезду» включается в Конфигураторе – Настройки.

Перенос бронирований
Для выполнения операции по перемещению заявки из одного номера в другой возможно использовать несколько способов: 1.

 На графическом плане левой кнопкой мыши (ЛКМ) зафиксировать по центру полоску с резервированием и перенести в другой номер. Если перенос осуществляется в день заезда, то перенос возможен только в рамках такого же периода дат  Заезд/Выезд , установленных в карточке. Если операция  Заезд  не выполнялась, то заявку можно двигать в любом направлении: 

 Изменение сроков проживания гостя может быть выполнено так же с помощью мыши на графическом плане. Для этого наведите курсор мыши на резервирование номера в начале (для изменения даты заезда) или в конце (для корректировки выезда) полоски, нажмите и удерживайте левую кнопку, растягивайте/сужайте полоску резервирования до требуемых значений. 2.

 По кнопке  Переместить    в  Карточке резервирования . При переносе заявки в номер более высокой категории система будет выводить диалог о сохранении «старого тарифа». Необходимо указать каким образом программа должна обработать данную ситуацию. В случае, если на лицевой счет гостя еще  не начислялась задолженность за услуги проживания  (и не производилась их оплата), система может полностью пересчитать стоимость номера - для этого установите флажок рядом с пунктом "Сохранить старый тариф". Если гостю уже  начислялись услуги проживания , система выведет информацию о величине разницы в тарифах. Разница может быть в большую сторону - в этом случае система может начислить на счет дополнительные услуги проживания (доплата, "Разница в тарифах"). Если проживание в новом номере дешевле, система предлагает занести корректирующие начисления для уменьшения стоимости (в дальнейшем может потребоваться выполнить возврат денежных средств). В случае, если флажок " Сохранить старый тариф " будет установлен, система не произведет начислений на счет гостя дополнительных услуг и сохранит стоимость проживания в новом номере такой же, как и в первоначальной категории. Обращаем ваше внимание, что система фиксирует все действия пользователей в специальном  Журнале . Поэтому при выполнении таких операций, как перенос бронирования, система дополнительно предложит пользователю указать причину выполнения операции в специальном диалоговом окне.