КОНФИГУРАЦИЯ АСУ ЭДЕЛЬВЕЙС (работа в Конфигураторе)

Увеличение календаря рабочего плана (заканчивается рабочий план в Эдельвейсе)

В случае, если графический план заканчивается на определенной дате, но при этом вам требуется создавать резервирования в будущем периоде за датой окончания плана, следует увеличить значение Рабочего периода в Конфигураторе
(C:\EDEL\edelcfg.exe), для этого:
1.    Откройте настройки по кнопке  или через пункт меню Установки – Настройки:

2.    Увеличьте значение во втором поле Рабочего периода:

3. Перезайдите в Эдельвейс.

 

Рабочий период обязательно проверяйте и актуализируйте, когда вы хотите продлевать тарифы, а также, когда хотите выполнить выгрузку тарифов в канал продаж на будущий период. 

 

 

Добавление нового пользователя в систему

Для создания новой учетной записи пользователя открываем Конфигуратор -  это приложение находится здесь C:\EDEL\edelcfg.exe или откройте его через пункт меню Пуск.

Записи для пользователей добавляются в первой папке с наименованием "АДМИНИСТРИРОВАНИЕ", далее определите
к какой категории будет добавлена новая запись - для администраторов достаточно создать в подпапке "Портье", для управляющих и старших менеджеров в подпапку "Администрация" для работы в программе с повышенными правами и доступа непосредственно в Конфигуратор.

Для добавления учетной записи выбираем запись внутри подпапки и в правом нижнем углу вызываем команду "Добавить вложенную подгруппу/запись" embedded-image-ycfpyzkh.png :

 

Далее откроются настройки для добавления пользователя:

   
- Укажите логин пользователя (можно и на русском или английском, допустимо использовать цифры);
- ФИО;
- Пароль;
- Галку «Кассир» в том случае, если пользователь будет работать с кассой;
- ИНН пользователя (используется при кассовых операциях).

Заполняем поля и сохраняем.

Если пользователь работает с кассой, то необходимо установить галку "Кассир".

MultyProperty (Раздельные объекты)

В конфигурации базы данных АСУ "Эдельвейс" реализовано трёхуровневое разделение номерного фонда:
Настраивается в пункте - Конфигуратор Эдельвейс ->Раздел План комнат

1. Объекты размещения (это могут быть как корпуса гостиницы, так и самостоятельные отели сети и т.д.)

2. Категории номеров

3. Номера

В версии АСУ 6.19.06 реализована возможность ограничить/предоставить доступ для работы пользователей с объектами размещения: отображение данных и выполнение функций в АСУ.

В модулях с использованием данных по номерному фонду после запуска АСУ будут применены ограничения в работе в соответствии с установленным фильтром доступа.

Пользователю остаётся доступен свой индивидуальный фильтр для работы в модуле План с возможностью установки дополнительных ограничений.

Установленные ограничения применяются во всех диалогах при работе со списком номеров и категорий по тем объектам размещения, которые доступны пользователю в соответствии с его конфигурацией.

Это так же касается и других модулей программы: План по типам, Счета, Группы, Горничные, Журнал, Тариф.

В модуле Таблица резервирований на панель фильтров также добавлен выбор по объектам.

В модуле Отчёты также добавлены фильтры для выбора объектов размещения, и по мере модернизации отчетных форм они будут доступны в интерфейсе системы.

 

Автоматический выезд

В АСУ Эдельвейс есть возможность активировать опцию Автоматического выезда гостей, данную настройку можно включить в Конфигураторе АСУ в меню Настройки:

После перезахода в АСУ Эдельвейс, в модуле "План" станет доступной кнопка "Автоматический выезд":

При нажатии на нее откроется окно со списком гостей, у которых на текущую дату назначен Выезд:

В данный список попадают только те гости, у которых нет задолженности на счете (сальдо = 0).

При установке флажка "Все" можно выделить всех гостей в списке и выполнить функцию "Авто выезд", тем самым статус у всех этих заявок изменится на "Выехавшие".

Контроль мест (допмест)

В Конфигураторе/Настройки присутствует возможность общей настройки по возможным вариантам размещения гостей в брони - максимальное значение в полях: Взрослый, Ребёнок 1, Ребёнок 2, Ребёнок 3, а также значение максимального  количества персон для одной вкладки данных гостя и общее максимальное значение для всей брони.

В версии АСУ "Эдельвейс" 6.19.11 добавлено поле с указанием количества дополнительных мест в объектах размещений помимо основных, для контроля вместимости. 
Данные указываются в Конфигураторе в ветке План комнат - для каждого объекта размещения и могут отличаться по значениям в рамках одной категории.

Общая вместимость объекта размещения складывается из суммы количества основных мест и количества дополнительных мест.

При создании заявки при указании количества взрослых и детей, их общая сумма сверяется с доступным количеством для размещения, при превышении будет выводиться соответствующее сообщение, а значения "сброшены".

Количество создаваемых вкладок в карточке гостя так же будет ограничено максимальной вместимостью по объекту размещения.

При создании групповой заявки, в случае выбора категории - максимальный вариант размещения будет равен минимальному значению по всем комнатам данного типа.

Как отредактировать реквизиты компании в печатных формах

Как изменить реквизиты организации (Банк / ИНН / телефон и т.д.) в печатных формах из АСУ Эдельвейс?

Следует открыть программу Конфигуратор АСУ (приложение расположено тут C:\EDEL\edelcfg.exe).
Логин и пароль, как правило, известны системному администратору объекта или управляющему гостиницы.

Далее необходимо вызвать пункт меню Эдельвейс - Информация о гостинице, и внести изменения информации
в соответствующих полях.

При наличии нескольких юридических лиц в гостинице - выбирайте пункт меню Эдельвейс - Юридические лица

Далее выбираете юридическое лицо, в реквизитах которого необходимо внести правки, открываете кнопкой "Изменить" image.png

или двойным щелчком левой кнопки мыши окно для редактирования информации и вносите необходимые изменения:

image.png

Установка лимита бронирования номеров (от ошибок с перебронированием по не размещенным)

Без установки Лимита комнат пользователи могут создать бронирования с овербукингом
в том случае, если имеются неразмещенные бронирования, т.к. на Плане комнат такие заявки не занимают номера, а висят лишь заявками на категорию с периодом проживания.
Для того, чтобы система предупреждала о такой попытке создать заявку в категорию,
в которой уже имеются неразмещенные бронирования - следует задать Лимит комнат для каждой категории.

У каждой категории номеров есть свой раздел с настройками, вызовите этот пункт
в Конфигураторе (C:\EDEL\edelcfg), раздел ПЛАН КОМНАТ:

Здесь и задается лимит с возможностью перебронирования, но если выставить значение
в поле Лимит = 0, то при попытке создать бронирование (в категорию, в которой есть неразмещенные брони) получим сообщение в программе:

 

Расчет позднего выезда и раннего заезда

1. В АСУ Эдельвейс есть возможность автоматического расчета раннего заезда и позднего выезда. Эти настройки доступны в Конфигураторе АСУ (C:\EDEL\edelcfg.exe или через пункт меню Пуск) в разделе Специальные артикли (пункт Установки - Специальные артикли):

Откроется окно - Таблица артиклей, по-умолчанию там заведены системные записи, в том числе и ранний заезд и поздний выезд.

Двойным кликом можно открыть настройки этих услуг:

При установленном флаге "Только проживание" стоимость раннего заезда или позднего выезда будет рассчитывать только от цены номера.

Активация параметра "Автоматический расчет" позволяет задать правило расчета этих услуг:

В этом окне устанавливаются пороговые значения, при достижении которых будет начисляться та или иная сумма.
К примеру, если стандартное время гостиницы 12:00, но гость выезжает позднее, то:
1. Первый час с 12:00 до 13:00 оплата с гостя взиматься не будет, этот 1 час установлен в поле "Не оплачивать";
2. Начиная с 13:00 и до 19:00 часов будет установлен почасовой варинат расчета позднего выезда, это порог между параметру "Не оплачивать" и "Начислять 12ч после" (так как в поле "начислять 12 часов после" значение 7 часов)
3. Начиная с 19:00 на счет гостя уже будет начисляться стоимость половины суток проживания;
4. И с 01:00 следующего дня гостю будет начислена стоимость целых суток проживания в номере, за это отвечает значение в поле "Начислять 24 ч после".

Такое правило расчета будет применяться ко всем бронированиям, однако может быть отменено по действию администратора:

Если администратор нажмет на "Нет", то система позволит сделать выезд гостю без начисления на его счет услуги позднего выезда, НО при этом такое событие залогируется в журнале:

И попадет в отчет "Список подозрительных событий" (модуль Отчеты, вкладка Отчеты).

Если в диалоге расчета согласиться с вопросом системы, то произойдет переход на счет гостя, где от администратора потребуется начисление этой услуги из раздела "ПРОЖИВАНИЕ" - "Поздний выезд":

Видим, что стоимость за сутки в этой категории номера 3700 рублей (200 р. завтрак), время выезда по-умолчанию 12:00, гость выезжает в 14:43, по нашим параметрам гость должен оплатить 3 часа пребывания в гостинице 3500 рублей / 24 часа * 3 часа задержки = 437,50. При нажатии на кнопку "ОК" услуга будет занесена на счет гостя для дальнейшего взаиморасчета.

В целом, можно активировать автоматический расчет стоимости проживания, но в некоторых случаях отказываться от начисления позднего выезда (по указанию руководства, к примеру).

Вернемся к Конфигуратору и настройкам специальных артиклей, помимо автоматического расчета есть другие типы расчета:

1. Абсолютная - стоимость позднего выезда будет вводиться администратором вручную;
2. Процент - устанавливается процентная ставка, которая будет рассчитываться от стоимости проживания за сутки;
3. Почасовая - активируется почасовой расчет позднего выезда.

Аналогичные настройки могут быть заданы и при раннем заезде.

 

Есть возможность изменить условие расчёта стоимости спецартиклей - не по тарифу гостя, а по управляемому тарифу "Основной" в системе или по тарифу "По умолчанию".

Для этого нужно установить галочку - "от Основного тарифа":

2. Начиная с версии 7.22.07 доступно автоматическое начисление спецатриклей без участия пользователя в зависимости от указанного времени заезда/выезда.

Для включения автоматического начисления в Кофнигураторе в меню Установки - Специальные артикли укажите галку "автоначисление" у выбранного спецартикля:



Также укажите правила расчета и тип цены в разделе "рассчитывать как".
В Карточке группы в списке гостей можно указать разное время заезда/выезда для нескольких выбранных гостей:



При нажатии кнопки "начислить проживание" в счете группы будет начислено проживание по тарифу и ранний заезд/позний выезд в зависимости от выбранного времени по каждому гостю и по правилам расчета спецартикля.

 

 

3. С версии 7.25.06 - В случае использования режима автоначисления, в карточке резервирования, в поле "РЗ / ПВ" - будет просчитана предварительная сумма за услуги Раннего заезда и / или Позднего выезда.

Так же, эти данные будут переданы в форму Подтверждения (HTML и Word) при формировании и отправке и Регистрационну карту

Работа с разными юридическими лицами

Работа со счетами

В Эдельвейсе реализована возможность работы с разными юр.лицами. Принадлежность к юр.лицу задается как признак счета и комнаты. В Конфигураторе в меню Эдельвейс - Юридические лица нужно создать вторую запись.

Далее у каждой комнаты в Плане счетов выбрать, к какому юр.лицу она принадлежит.

При создании резервирования в комнате признак принадлежности счета наследуется от комнаты. Чтобы учитывать услуги по разным компаниям, услуги должны находиться на разных счетах. Для этого можно создать в одном резервировании второй счет и выбрать в его свойствах другое юр.лицо.

Аналогичным образом можно изменить принадлежность к юр.лицу для любого счета (гостя, группы или внутреннего счета).


Работа с ККМ

При подключении 2-х и более ККМ можно указать номер ФР, с которым работает юр. лицо.

Указанный номер ФР задается в конфигурационом файле модуля EdelFiscalPrinterOnline

параметром <add key="AppModuleId" value="2"/>

При совершении платежа можно выбрать, на какой из аппаратов нужно отправить чек.

 Отчеты

В модуле Отчеты для некоторых отчетов существует возможность выбора юр.лица в качестве входного параметра наряду с периодом или датой формирования. Если значение не выбрано, отчет по умолчанию строится по всем имеющимся в базе юрлицам.

На сегодняшний день список отчетов с разделением следующий: