ДИСКОНТ И БОНУСНЫЕ БАЛЛЫ
Дисконтные карты
ВВЕДЕНИЕ
В АСУ Эдельвейс есть функциональность, позволяющая вести учёт дисконтных карт постоянных клиентов, присваивать их гостям и использовать при назначении скидок, используя автоматическую прокатку или ручной ввод.
Карта постоянного клиента: пластиковая карта с магнитной полосой или любая другая, при наличии оборудования, позволяющая произвести считывание идентификатора карты в систему. Считыватель – интегрированный в клавиатуру или др. А так же система позволяет вести работу с системой скидок и без наличия карт.
КОНФИГУРАТОР
В меню «Установки» добавлено новое подменю: «Дисконтные карты», содержащее два подпункта – «Справочник типов» (см.рис.1) и «Каталог дисконтных карт» (см.рис.2).
Справочник типов дисконтных карт
Пункт «Справочник типов» вызывает диалоговое окно (см.рис.3)
Рисунок 3
Удаление типа (и всех введенных карт этого типа) возможно только в случае, если ни одна карта не была выдана гостю.
При добавлении и редактировании типа вызывается диалоговое окно (см.рис.4)
Флаг «Активировать» при снятии исключает данный тип для выбора при регистрации в Каталоге (см.далее) новой карты.
При редактировании у уже существующего типа карт значения скидок необходима проверка, были ли введены в Каталог карты этого типа. Если да, то задавать вопрос, требуется ли изменить скидки, сохраненные в Каталоге для карт данного типа. Даже при подтверждении изменения скидок в Каталоге для карт изменяются только скидки тех карт, у которых они были введены стандартными для данного типа. Т.е. если были карты, у которых во время ввода скидки были изменены, то они при редактировании скидок у типа автоматически не изменяются.
- «Персональный курс» - определяет курс начисления баллов по выезду по системе бонусных баллов, отменяя общий курс, указанный в системе для конвертации.
- «Количество дней простоя для обнуления баллов» - задаёт количество дней, по прохождении которых у владельца карты накопленные бонусные баллы будут обнулены.
- «Минимальный оборот проживания для перехода на этот тип» - суммарное значение оборота по услугам проживания, по достижении которого система автоматически переведёт тип карты гостя на требуемый. (при включенной функции «Автосмена типов диск.карт» рис. 8.1)
- «Минимальное количество дней проживания для выдачи» вводится количество суток проживания в отеле, необходимое для выдачи гостю карты данного типа. Необходимость выдачи карты архивному гостю проверяется автоматически при достижении заданных условий в настройках типа карт.
- «Минимальное количество заездов для перехода» - значение количества заездов гостя для перехода типа карты на требуемый. (при включенной функции «Автосмена типов диск.карт» рис. 8.1)
Каталог дисконтных карт
Пункт меню «Каталог дисконтных карт» - вызывает диалоговое окно (см.рис.5 )
Рисунок 5
В верхней части диалогового окна – фильтр по типу карты и возможность включить отображение просроченных карт (по умолчанию не выводятся).
В основном списке просроченные карты выделяются красным цветом, действующие карты, которые уже присвоены гостям, – жирным шрифтом. Кнопки над основным списком. Удаление возможно только для тех карт, которые еще не
присвоены гостям.
Редактирование и добавление вызывают один и тот же диалог. Добавление карты возможно тремя путями: прокатка карты, ручной ввод или загрузка из текстового файла. В последнем случае, для загрузки множества номеров карт из файла, необходимо создать текстовый файл, в котором построчно перечислить номера карт определённого типа.
Необходимо выбрать тип карт для загрузки, далее по кнопке 
- открывается диалог загрузки данных о картах:
Необходимо указать (скопировать) полный путь к файлу с данными – нажать «ОК».
При прокатке карты (курсор должен быть установлен в поле «Считать карту») диалоговое окно добавления карты (см.рис.6) появляется автоматически.
Поле ID при вводе карты через прокатку заблокировано для редактирования, при ручном вводе – доступно.
Значения скидок – из справочника типов карт – доступны для изменения для данной конкретной карты. Дата истечения действия и тип карты доступны для изменения, но для упрощения ввода подряд больших количеств карт при вызове диалога устанавливаются такими же, как при предыдущем его вызове (в пределах сеанса работы по вводу карт).
Рисунок 6
План счетов
В разделе «План счетов» в свойствах услуг появился флажок «Применять скидки»
Рисунок 7
Тарифы
В диалоге свойств таблиц цен добавлен флаг «Применить дисконтную систему» (см.рис.8). Это значит, что на тарифы, использующие эту таблицу цен могут быть назначены скидки по дисконтной карте.
Рисунок 8
Для активации функции автоматической проверки условий перехода и изменений типа карты у гостя, при достижении установленных порогов на типах карт – необходимо установить галочку на пункте: «Автосмена типов диск. карт» в меню Конфигуратора – «Установки» - «Настройки» в разделе «Остальное»
Рисунок 8.1
Выдача карт
При указании параметров выдачи и смены типов карт: «Оборот проживания», «Количество заездов», «Дней проживания» - Система проверяет при заезде каждого архивного гостя наличие карты и совместного достижение указанных параметров. В таком случае будет выдано сообщение «Согласно программе лояльности, гостю следует выдать ДИСКОНТНУЮ КАРТУ!» с предложением выдачи карты:
Автоматическое изменение (переход) карт
Так же при активированной функции «Автосмена типов карт» в настройках системы, при создании брони, подключении архивного гостя с дисконтной картой и при выезде, при указании параметров выдачи и смены типов карт: «Оборот проживания», «Количество заездов» - Системой будет производится проверка на необходимость изменения типа карты при достижении параметров на другой тип карт. В таком случае будет выдано сообщение «Согласно системе лояльности, тип дисконтной карты был изменен»:
Однако так же есть возможность заблокировать автоматическую смену (переход) карты или типа карты в другой тип – установив флажок «Блокировать автосмену типа».
Данная настройка автоматически наследуется в создаваемом типе карт и может быть отдельно установлена на карте в её настройках в списке дисконтных карт.
Карточка резервирования
Рядом с текстовым полем «Фамилия» (правее) кнопки управления и применения дисконтной картой гостя (см.рис.9), вызывающая диалоговое окно считывания карты (см.рис.10).
Рисунок 10
Рисунок 11
После считывания (или ручного ввода ID - на случай неисправности ридера и т.п.) карты (если карта действующая и уже кому-то была присвоена), система проверяет тариф: при попытке назначить гостю скидки по дисконтной карте (прокаткой карты или ручным вводом ID) система должна позволять выполнить данное действие в карточке резервирования только в случае, если гостю назначен тариф, помеченный в Конфигураторе как подпадающий под действие скидок. В противном случае выдается предупреждение о невозможности использования дисконтной карты с данным тарифом. Аналогично и со сменой тарифа: если гостю были назначены скидки с использованием дисконтной карты, система должна позволять менять тариф только на те, которые подпадают под действие скидок (соотв. образом помечены в Конфигураторе). При попытке смены тарифа на не подпадающий под действие скидок система выдаёт сообщение о невозможности назначения такого тарифа.
Далее открывается окно с архивной карточкой гостя, которому была выдана карта (см.рис.12). При выборе гостя из архива (занесении данных в карточку) автоматически устанавливаются скидки на проживание/ питание/ услуги в соответствии с данными дисконтной карты.
Рисунок 12
Если прокатанная карта никому не была выдана (нет в архиве), просрочена или заблокирована – выдается соответствующее сообщение:
- Выбранная Вами карта не принадлежит ни одному гостю из архива
- Карта просрочена
- Карта не зарегистрирована в системе
- Карта заблокирована
В случае, если пользователь ошибся при назначении скидки гостю по карте - есть возможность снять установленные скидки гостю. Для этого необходимо нажать на кнопку “Отменить назначенные по карте скидки”.
После подтверждения все скидки будут установлены в 0%. Данное действие логируется.
Карточка гостя в архиве
Присвоение новой карты гостю выполняется после занесения гостя в Архив. В архивной карточке гостя добавлены поля: тип карты, дата истечения срока действия, кнопка «Ввести данные дисконтной карты» и кнопка «Лишить гостя дисконтной карты».
Рисунок 15
Нажатие на кнопку «Ввести данные дисконтной карты» вызывает диалоговое окно (см.рис.16)
Если карта гостю уже присвоена, диалог в режиме «только для чтения» выводит информацию об ID, скидках карты и т.п. Прокатка карты (курсор в поле «Считать») приводит либо к заполнению всех полей данными этой карты (при условии, что карта была введена в систему и действительна), либо, если есть данные старой карты, сначала к вопросу «Вы хотите заменить дисконтную карту гостя?».
В случае, если карта недействительна (просрочена, не зарегистрирована в Каталоге) – выдается предупреждение. Ввод ID карты может производиться и вручную (по кнопке «Найти», в случае если ручной ввод не отключён в настройках системы).
Рисунок 16
Счета
Для гостя, в карточке которого установлены скидки на питание или услуги. При занесении на счет гостя услуги, помеченной в Конфигураторе флажком «Применять скидки» (см.п.1), система автоматически применяет скидку для цены на услугу, указанной в Конфигураторе или введенной вручную.
Рисунок 17
Счет гостя
Был изменен счет гостя. Добавлены новые поля: Скидка, итого без скидки.
Так же и в печатной форме:
Отчеты
Был разработан отчет: формируется на период дат, выводит данные по использованию скидок по дисконтным картам в системе в выбранном периоде.
Был разработан отчет, который выводит список гостей – владельцев карт.
Бонусные баллы
Содержание:
1. Общие сведения
2. Начисление бонусных баллов гостю
2.1. Отказ от начисления бонусных баллов за определенные услуги
2.2. Начисление бонусных баллов за услуги проживания
2.3. Особый курс пересчета бонусных баллов для владельцев дисконтных карт
2.4. Общий принцип расчета бонусных баллов
2.5. Просмотр информации о накоплениях бонусных баллов
3. ПРИМЕРЫ
1. Общие сведения
Функции по работе с бонусными баллами в АСУ Эдельвейс являются составной частью общей функциональности по поддержке лояльности постоянных клиентов, в которую входят:
- Дисконтные карты
- Бонусные баллы
Общая идея, заложенная в механизм «Бонусных баллов» в АСУ Эдельвейс, заключается
в возможности накопления постоянными гостями (гостями, имеющими соответствующую запись в модуле Архив) бонусных баллов за потребленные услуги отеля.
В дальнейшем баллы могут использоваться гостем для оплаты услуг в том же отеле или
в других отелях цепочки.
Каждый отель, использующий систему бонусных баллов, может самостоятельно устанавливать политику начисления баллов гостям и определять цены в баллах для оплаты своих услуг.
Для работы системы бонусных баллов, необходимо активировать тип оплаты «Бонусные баллы».
2. Начисление бонусных баллов гостю
В Конфигураторе АСУ Эдельвейс, в меню "Установки" - "Бонусные баллы" задается курс пересчета (начисления и оплаты, который может быть другим) стоимости потребленных гостем услуг в бонусные баллы. Пересчет и начисление бонусных баллов производится автоматически по выезду гостя из отеля.
В расчете бонусных баллов принимают участие услуги, находящиеся на лицевых счетах гостя, оплаченные наличными или кредитной картой.
2.1. Отказ от начисления баллов за определенные услуги
Основой для начисления бонусных баллов является сумма оказанных гостю услуг.
Бонусные баллы автоматически начисляются гостю по выезду вместе с занесением информации в Архив.
Исключение услуг из расчета баллов Гостиница вправе установить, какие услуги, потребленные гостем, участвуют в расчете начисляемых по выезду баллов, а какие нет.
Для того чтобы оборот от предоставления выбранной услуги не участвовал в расчете бонусных баллов, необходимо установить флажок «Не начислять бонусы»
в свойствах услуги в разделе «План счетов»в Конфигураторе.
2.2. Начисление бонусных баллов за услуги проживания
Имеется возможность задавать особый курс начисления бонусных баллов для услуг проживания в различных категориях номеров.
Например, можно установить, что гости, проживающие в номерах класса «люкс» получают по выезду в два раза больше бонусных баллов (при пересчете стоимости проживания).
Курс пересчета стоимости проживания в бонусные баллы по выезду для выбранного тарифа задается в разделе «Пакеты и таблицы» Конфигуратора.
Для выполнения противоположной задачи – запрета начисления бонусных баллов при проживании по определенному тарифу (тариф-спецпредложение и т.п.) следует установить флажок «Не начислять бонусы» в диалоговом окне свойств таблицы цен в разделе
«Пакеты и таблицы» Конфигуратора.
2.3 Особый курс пересчета бонусных баллов для владельцев дисконтных карт
Для дополнительного поощрения, например, владельцев VIP-дисконтных карт, возможно задание для них особого курса пересчета стоимости полученных гостем услуг в бонусные баллы. Такой особый курс пересчета задается в диалоговом окне свойств типа дисконтной карты в разделе «Типы дисконтных карт»
либо на определённой карте - в диалоге «Каталог дисконтных карт» в Конфигураторе.
2.4 Общий принцип расчета бонусных баллов
Таким образом, алгоритм начисления бонусные баллы гостю отеля выглядит следующим образом.
Бонусные баллы рассчитываются путем деления оборота от реализации (начисления) услуг гостя на его лицевые счета. При этом:
- Услуги или пакеты, помеченные флажком «Не начислять бонусы» исключаются из расчета бонусных баллов;
- Если для услуги проживания (например, проживание в номере «Люкс») задан индивидуальный курс пересчета, то при пересчете используется именно он;
- Если у гостя имеется дисконтная карта, для типа которой задан индивидуальный курс пересчета, то для всех услуг (за исключением услуг с признаком «не начислять» и имеющих свой собственный курс), используется курс пересчета дисконтной карты;
- Для всех прочих услуг, оказанных гостю, используется курс пересчета по умолчанию.
- При расчете начисляемых бонусных баллов применяется округление до целого в меньшую сторону.
Для того, чтобы услуги могли быть оплачены с помощью баллов, должна быть определена их стоимость в бонусных баллах. Данная величина рассчитывается с использованием курса пересчета (для оплаты), который задается в Конфигураторе АСУ Эдельвейс.
При этом для части услуг и ценовых таблиц (тарифов) в Конфигураторе может быть установлен флаг «Не оплачивать баллами».
На лицевом счете гостя, для услуг, которые допускаются к оплате баллами, отображается стоимость в бонусных баллах. Расчет производится по курсу (оплаты) с округлением до целого в большую сторону. При работе с лицевым счетом в АСУ Эдельвейс отображается общая сумма бонусных баллов, накопленных гостем. Пользователь может выбрать несколько услуг, оплата которых с помощью бонусных баллов допустима, и выполнить их оплату баллами. При этом стоимость услуг в баллах пересчитывается исходя из общей суммы выбранных услуг в рублях по курсу (с округлением до целого в большую сторону). При оплате услуг баллами сумма накопленных гостем бонусных баллов соответственно уменьшается. При отмене оплаты бонусными баллами, сумма накопленных баллов увеличивается на сумму возвращаемых баллов.
2.5 Просмотр информации о накоплениях бонусных баллов
На лицевом счёте резервирования присутствует информация о доступном количестве накопленных баллов, стоимость каждой услуги или пакета услуг в баллах.
Информацию о текущих накоплениях баллов, можно посмотреть в модуле «Архив».
А так же в отчетной форме по архивным гостям.
3. ПРИМЕРЫ
3.1 Услуги проживания
Гость проживает одни сутки в категории СТАНДАРТ по цене 3000 рублей/сутки. По правилам начисления бонусных баллов, для этой категории установлен курс перевода = 110:
По выезду гостя, ему будут начислены бонусы в размере 3000 руб./110 = 27 баллов (округление до целого в меньшую сторону):
3.2 Дополнительные услуги
Предположим, что за услуги проживания (установлен соответствующий признак у пакета) бонусные баллы не начисляются:
Но при этом за любые другие дополнительные услуги начисляются и установлен курс для начисления 50:
Гость покупает услугу, к примеру, "Банкетный зал" с ценой 2500 рублей:
По выезду, гостю будет начислено бонусов в размере 2500 руб. / 50 = 50 баллов.
3.3 Оплата бонусными баллами
Предположим, наш гость с фамилией Петренко имеет на балансе 510 баллов. Гость в очередной раз заезжает в гостиницу, и, по нашим условиям, Курс для оплаты установлен 100:
Стоимость услуги в бонусах отображается в счете в колонке "Баллы":
Значение баллов получается путем деления стоимости услуги в рублях на наш модификатор из поля "Курс для оплаты"
Видим, что у гостя начислено 510 баллов, а сумма всех начисленных услуг в баллах = 30+30+30+10+4 = 104 балла. Таким образом, гость может полностью оплатить все оказываемые услуги своими бонусами:
После оплаты с гостя будут списаны эти баллы.
Такой тип оплаты отдельно отображается во всех кассовых отчетах, к примеру, в Реестре платежей:
Если у услуги установлен признак "Не оплачивать баллами", то при попытке вызвать диалог оплаты система укажет на это:
